预定须知

1.1 预订适用对象：

国内参会代表：完成会议注册缴费，获得参会资格的中国籍人员；
国外参会代表：完成会议注册缴费，活动参会资格的非中国籍人员，需要在外宾通道进行预定，才能达到外宾报销使用的Invoice；
会议国内参展商：完成展位预订及缴费，取得会议展商资格的中国籍参展代表；
会议国际参展商：完成展位预订及缴费，取得会议展商资格的非中国籍参展代表，需要在外宾通道进行预定，才能达到外宾报销使用的Invoice。

1.2 预订渠道：

中外宾线上：扫二维码，注册完成，按步骤通过“酒店预订”系统完成酒店入住预订；

网址链接：https://WMC2025.scimeeting.cn/cn/hotel/index/27168

中宾线下：拨打专人预订电话进行预订（工作日09:00-17:30，外宾不适用线下预定）

蒋女士15295875919-桂林临桂花祥年福朋喜来登酒店

莫女士15296130012-桂林宏谋大酒店

潘先生13557530971-维也纳酒店(桂林市府万达店)

曹先生18577352705-桂林美豪丽致酒店

石女士15078330266-桂林临桂希尔顿欢朋酒店

林先生13687731308-维也纳国际（城南万达店）

李女士15077210548-维纳斯皇家酒店（桂林机场店）

廖女士18378398496-维也纳酒店（桂林机场路榕山店）

邱女士18377417245-金水湾国际大酒店

王女士13303752803-桂林大公馆酒店

1.3 预订时间：

截止日期2025年10月14日

1.4 预订需填写信息：

入住人姓名、电话、邮箱

证件号（身份证或护照）入住/离店日期

预订房型（单间、标间）

特殊要求（加床/婴儿床/无烟房等）

1.5 酒店预订支付规则：

1.5.1 酒店预订支付费用分为：

酒店住宿费用、酒店住宿费用押金（外宾不适用）支付两种情况；

1.5.2 酒店价格适用范围：

整间住宿价格适用范围： 特邀嘉宾（国内、国外）、国外参会代表、国内参会代表、会议国内参展商、会议国外参展商

1.5.3 酒店住宿费用

中宾酒店预订支付费用=中宾酒店住宿价格*入住酒店间夜数 

外宾酒店预订支付费用=外宾酒店住宿价格*入住酒店间夜数 

1.5.4 酒店住宿费用支付方式

线上预订支付按照“酒店预定系统”步骤完成支付即可

    中宾线上支付方式接受：银联快捷支付、微信、支付宝；

    线下预订支付方式接受：对公转账、银联快捷支付、微信、支付宝；

对公转账信息：

桂林米青传媒科技有限公司

开户行：交通银行桂林桂花园支行

户  名：桂林米青传媒科技有限公司

账  号：453818000018010043413

    备注：打款时请注明“材料大会+姓名+预订酒店信息”

    示例“世界材料大会张三10月14-17日宏谋大酒店大床房1间”

1.5.5 酒店住宿押金适用情况及范围

酒店住宿押金适用情况：参会中宾在本单位报销过程中，财务制度有强制性要求，必须要到店进行费用结算时方可适用本条规则。

1.5.6 酒店押金计算方式

中宾酒店预订押金费用=中宾酒店住宿价格*入住酒店间夜数

1.5.7 酒店押金退还

预订宾客到店正常住宿后，凭酒店发票，联系会务组莫女士（电话：15296130012)，核销住宿预订信息后，5个工作日内，原路径退回。

1.6 预订信息确认：

支付成功后1-2个工作日内，国内参会代表收到短信（预订成功凭证）后，视为预订成功；若未收到预订短信，视为未预订成功，请及时联系会务服务工作组。

1.7 预订邮件确认：

      参会代表收到邮件（酒店预订成功确认单）后，视为预订成功，否则均为未预订成功，请及时联系会务服务工作组。

1.8 预订信息修改及取消

    未完成酒店预订信息确认，可在“酒店预订系统”自行修改或取消；

      已完成酒店预订信息确认：需线下联系各酒店预订专员进行修改及取消。

1.9 预订取消规则

09月26日23:59前可免费取消

09月27日-10月03日23:59将取消扣除50%预定房费。

10月03日后取消预订，将扣除预订全部房费。

如遇需要进行房费退还等工作，请联系会务组莫女士（电话：15296130012)，核对信息准确后，退还金额将在会后（10月18日）5个工作日内，原路径退回。

1.10 不可抗力：  

    战争/疫情/自然灾害导致订单取消，凭官方证明退还房费全额费用（扣除平台手续费用1.6%）  

2.1 发票开具

由会议组委会委托的第三方会务服务公司开具增值税普通发票/增值税专用发票,发票内容为：会议服务费（备注酒店住宿预订详细信息）。

2.2 报销支持可提供内容：

发票、会议通知、酒店住宿流水单 (用于公务报销）、组委会委托第三方会务公司代为预订酒店情况说明、酒店委托第三方代收住宿费用情况说明。

2.3 发票信息登记

扫描二维码，填写相关信息，在会后5个工作日内开具电子发票发送至指定邮箱。

2.4 外宾报销

        外宾参会代表入住的酒店，只能提供入住酒店的消费水单，无法提供发票。水单开具请联系入住酒店指定会务组人员。

酒店预订咨询联系方式

蒋女士  15295875919

莫女士  15296130012

工作邮箱：mqcm1226@163.com